Animer

Comment faire de ma convention annuelle un évènement vertueux pour la suite de l'année ?

7/12/23

Vous êtes franchiseur et le séminaire annuel est une "tradition", un temps stratégique de fédération des équipes et des franchisés. Il peut être vécu comme une "lourde obligation" tant l'enjeu est de passer les bons messages, de communiquer clairement sur les actions de la tête de réseau. Il est l'occasion d’un moment "plaisir", temps d'échanges, de verres partagés, de valorisation des succès. Il permet un temps de travail, de collaboration pour imaginer ou préparer l'avenir. Il sert donc un objectif interne et externe avec vos équipes, vos franchisés et peut-être vos partenaires.

“ Refuser la rencontre avec autrui, c'est s'appauvrir. ”

Léonor de Récondo,
Pietra viva
Séparateur

Comprendre les besoins des franchisés

✓ Quelle année ont-ils passée ?
Vos franchisés peuvent avoir vécu les mêmes évènements marquants que vous dans votre secteur d’activité.
Suivant leur étape de vie d’entreprise, leurs succès ou difficultés peuvent être liés à leur agence, où des tendances plus collectives peuvent ressortir.
Il s’agit ici de les faire remonter pour trouver des pistes de travail ou des réponses à leur apporter lors du séminaire.
Vous devez « coller » à leur stratégie à venir.
C’est quoi leur « caillou dans la chaussure », c’est quoi leur problème actuel ou à venir ?Bien sûr vous ne pourrez par répondre à leurs questionnements individuels avec une réponse collective. Nous verrons dans la partie 2 comment créer une approche d’intelligence collective pour répondre à leurs problématiques en s’appuyant sur leurs pairs.

✓ Et vous c'est quoi votre vision, votre fil rouge ?
Quel est l’objectif de votre séminaire ? Quels sont les évènements marquants de votre année et quel projet stratégique pour l’année prochaine ?

  • Créer un sentiment d’appartenance plus fort
  • Annoncer le lancement d’une nouveauté (nouveau produit, la refonte de votre stratégie digitale) ?
  • Mettre en place des indicateurs plus fins pour permettre à vos franchisés de se « benchmarker » entre eux ?


En tant que tête de réseau vous donnez la direction, vous apportez la vision, la prospective métier. Quels sont les problèmes de vos franchisés, les caps à passer ?
Il faut donner du sens à votre convention annuelle, un fil rouge, un thème à décliner.
Ce dernier permettra d’amorcer un squelette à votre évènement, et d’y allier des interventions en cohérence.

✓ Quelques outils simples
Pour sonder les besoins des franchisés vous pouvez utiliser :

  • les infos remontées par les animateurs,
  • une enquête en ligne,
  • un audit externe pour un regard neuf et neutre.

La clé est d’allier entretiens qualitatifs et retours quantitatifs pour conforter ou non vos intuitions. Relisez l'enquête de satisfaction du précédent séminaire.
Ecoutez aussi les silencieux !

Un bilan annuel oui, mais pas nombriliste !

✓ Au fait à qui parlez-vous ?
Pensez cibles : vos franchisés sont vos clients et seront votre auditoire. Ils se disent peut-être « Ça va être long... » et en même temps faire le bilan des actions réalisées, avoir les chiffres en lien avec leurs royalties, comprendre les « Tops et le Flops » est un rituel nécessaire à votre convention.

✓ Pensez efficacité
En préparant les « slides » vos équipes sont heureuses de « lister » tout ce qu’ils ont bienfait. C’est rassurant, quelle fierté d’avoir apporté tant de réponses aux demandes des franchisés.
Mais est-ce vraiment le sujet ? Le sujet c’est quelle information est en réalité la plus importante.
Quelles actions liées à quels résultats en lien avec quels objectifs, car quels étaient les problèmes à résoudre et comment en faire un apport didactique pour servir à d’autres.
Oui il est important de valoriser, communiqué sur les services apportés tout au long de l'année.
Mais quoi de nouveau en plus, à venir ?

✓ Le facteur clé de succès
L'esprit de synthèse car d'autres supports, d'autres moments sont propices à diffuser de l'information de fond et ceci tout au long de l’année.
Des pistes pour mieux communiquer :

  • Travailler en équipe avec les animateurs, et tous ceux qui vont intervenir.
  • Donnez vous une ligne « éditoriale » en lien avec votre fil rouge.
  • Respectez une charte graphique, un nombre de diapositives maximums (cadre de votre discours).Faites relire vos supports pour amener une cohérence entre chaque intervention.

Allez à l’essentiel.
Entrainez-vous et, le jour j, faites-vous aider pour respecter le timing.
Un.e animateur.trice « maître loyal.e » est une bonne piste pour aider à séquencer les interventions, créer du lien afin d’éviter des présentations distinctes possiblement lointaines de votre envie de monter une synergie d’équipe.

Pourquoi tout miser sur un évènement annuel

✓ Variez les plaisirs
Si votre réseau est phase de croissance peut-être n’organisez-vous pour l’instant qu’un séminaire annuel ? Vous organisez aussi des « Régionales » ?
Parfait, cela permet de créer une autre dynamique entre franchisés. Vous n’osez pas organiser trop de « webinaires ».
En réalité que ce soit pour une formation, une sensibilisation, la présentation d’un partenaire ou un simple moment convivial, ce support n’est pas à laisser de côté.

Il existe des approches d’animation qui stimulent les échanges, permet des interventions courtes, originales, car tous les supports sont imaginables : vidéos créées par vous ou vos franchisés, facilitation graphique, ...

✓ Le retour du fil rouge
Votre année peut être thématique, votre séminaire annuel en est l’origine, la conclusion ou un passage.
Votre fil rouge, possiblement insufflé par vos animateurs qui connaissent bien le terrain, est la clé d’actions cohérentes.

En toute franchise !

✓ N'hésitez pas à casser vos habitudes ! Variez les temps et les formats d’échanges
Le facteur clé de succès est de travailler avec vos équipes et vos franchisés car ils ont des talents, des envies, des idées, des bons plans que vous ne soupçonnez pas.
Il y aurait tant à dire car le sujet est passionnant et la stratégie évènementielle de votre réseau est à personnaliser en fonction de l'étape de vie de votre réseau, votre stratégie propre et votre ambition.

Cas pratique

Mars 2020 - Notre client ne croyait pas en la mise en place de rencontre distancielle

Premier confinement, le séminaire annuel est annulé. Tout avait été préparé :

  • L’audit des franchisés
  • L’objectif stratégique de la direction
  • Un travail collaboratif avec les équipes d’animation et aussi les intervenants (développement, communication, direction) sur les sujets importants à traiter pour cette convention annuelle.


Notre préconisation : ne pas laisser les franchisés sans interaction avec le réseau pendant cette première expérience de confinement, au contraire !

Les freins « La visio cela ne marchera jamais avec eux » ou encore « Je ne peux pas attendre 6 mois pour aborder les sujets importants du séminaire ».

Nos actions, nous avons déterminé :

  • les 3 sujets à présenter rapidement : 1 réunion stratégique avec un groupe pilote, une formation, La présentation du nouveau site web
  • Les intervenants sur chaque sujet,
  • Un planning cohérent pour laisser du temps entre chaque webinaire,
  • 2 créneaux horaires pour chaque thématique pour toucher tous les franchisés,
  • Scénarisation de chaque webinaire en fonction du thème (entre infos, exemples pratiques, temps de questions-réponses...),
  • Animation par un professionnel pour les premières en formation-action des animateurs,• Accompagnement à la prise de parole, les techniques d’animation pour les intervenants,
  • Accompagnement à l’utilisation de l’outil technique : répartition des taches, initiation à l’utilisation des outils interactifs...,
  • Marketing de l’action : création d’un nom pour ces rendez-vous « Les X.... Virtuelles ».

Aujourd’hui ces rencontres sont entrées dans les mœurs et font partie des étapes de la stratégie évènementielle annuelle de notre client en complémentarité avec les autres actions d’accompagnement.

Et nous avons réalisé le séminaire 6 mois plus tard en présentiel.

« J’avais la crainte du digital, le résultat était cohérent et dynamique. »
S.B dirigeant d’une franchise de 72 agences en France

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Bien préparer sa convention annuelle